Projektentwicklung: Vom Projektstrukturplan bis zur Vergabe

Sind die Rahmenbedingungen und der Umfang Ihres Projektes geklärt, folgt dessen Detailplanung beginnend mit der Erstellung eines umfassenden Projekthandbuchs. Unter anderem erfolgt im Zuge der Projektentwicklung die Zusammenstellung des Projektteams, das Projektbüro wird eingerichtet, Ausschreibungen werden veröffentlicht, Angebote ausgewertet und Vergabe-Empfehlungen verfasst.

Diese Leistungen können wir in der Projektplanung und Projektentwicklung für Sie umsetzen:

Detaillierte Projektdefinition

Ein bestehendes Abstract aus einer vorangegangenen Phase der Projektvorbereitung oder eine bereits vorhandene Projektdefinition wird von uns in die weitere Projektentwicklung übernommen. Auf dieser Basis wird eine stabile Rahmenkonstruktion für das Projekt, sowie ein „Werkzeugkasten“ für die spätere Projekt-Implementierungsphase ausgearbeitet. Dieser Entwicklungsschritt beinhaltet unter anderem (je nach Projektkomplexität):

• einen detaillierten Projektstrukturplan
• umfassende und untereinander verlinkte Zeit-, Kosten- und Personalpläne, etc.
• solide, aussagekräftige und vor allem konfliktfreie technische Spezifikationen, bzw. Lastenhefte
• gründliche Analysen und Bewertungen hinsichtlich Inhalt und Umgebung des Projektes, sowie der Einflüsse des Projektes auf das soziale Umfeld, die Natur und betroffene Interessensgruppen
• ein umfassendes und gründliches Risiko-Management unter Einbeziehung standardisierter und international weit verbreitender Prozesse und Mechanismen der Sicherheitstechnik, wie z.B. HAZID, HAZOP, ATOM, etc.

Das Projekthandbuch und die Projektstandards festlegen

Ein wichtiger Punkt auf unserer ToDo-Liste im Projektmanagement ist die Ausarbeitung des sogenannten „Projekthandbuches“. In dieser Dokumentensammlung fassen wir alle essentiellen Aspekte zusammen, wie die zu erreichenden Projektziele, sowie den Projektstrukturplan PSP, der in plan- und kontrollierbare Elemente gegliedert ist und den geplanten Projektablauf beschreibt. Weiters werden darin die Projektmitarbeiter nominiert und deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten eingetragen, sowie die Termin- und Budgetpläne. Das ebenfalls integrierte Lastenheft beinhaltet die festgelegten technischen Spezifikationen, sowie eine Referenzliste aller für das Projekt relevanten Gesetze Normen und Richtlinien.

Während des gesamten Projektverlaufs dient das Projekthandbuch als Richtschnur für alle Projektbeteiligten und muss daher laufend dem aktuellen Projektstatus, sowie den sich ergebenden Änderungen entsprechend angepasst werden.

Vertragsmanagement; Contract Management

Grundsätzlich empfiehlt concrete-pmc: Legen Sie Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung Ihrer Verträge in die Hände von Profis. Es zahlt sich aus für Sie, denn es erspart Ihnen unter Umständen viel Energie, Kopfschmerzen und – am Ende – Geld!

Für die Projektsteuerung stellen sich natürlich die Fragen nach Umfang und Kosten des Contract Managements, bzw. welche Elemente zum Einsatz kommen sollen. Ausbau und Inhalt des Vertragsmanagements stehen immer in direktem Zusammenhang mit der Komplexität des Projektes und es bedarf daher zu Beginn der Entwicklungsphase jedes einzelnen Projektes einer eingehenden Prüfung hinsichtlich der ökonomischen Sinnhaftigkeit dieser Prozesse.
concrete-pmc kann das Aufsetzen eines professionellen Vertragsmanagement für Sie übernehmen und Ihnen aus der breit gefächerten und modular angelegten Angebotspalette ein genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot ausarbeiten.

Nachforderungsmanagement; Claim Management

Beim Claim Management, auch Nachforderungsmanagement genannt, handelt es sich um einen speziellen Teil des Vertragsmanagements. Allerdings kommt dieses Instrument größtenteils in komplexen Projekten der Industrie und im Infrastrukturbereich zur Anwendung.
Claims stellen ein enorm hohes Risiko für den Projektauftraggeber dar, das schlagartig und nach „Murphys Gesetzen“, garantiert zum ungünstigsten Zeitpunkt während des Projektes akut wird. In solchen Fällen sind Sie nur dann wirklich gut aufgestellt, wenn Sie bereits zu Beginn der Projektentwicklung klug gehandelt und kompetente Experten mit dem Forderungsmanagement betraut haben.

Das Aufsetzen eines professionellen Vertragsmanagement beinhaltet bei concrete-pmc auch die Abschätzung darüber, ob sich aus ökonomischer Sicht der Einsatz eines Claim Managements für Sie auszahlen würde.

Change-Management (MOC); flexibel aber konsequent durchgeführtes Änderungsmanagement

Jeder Projektablauf bringt Veränderungen mit sich, sowohl geplante als auch ungeplante. Die Implementierung eines gut strukturierten Änderungsmanagements bewahrt Sie als Projektauftraggeber vor bösen Überraschungen. Diese treten üblicherweise am Ende eines Projektes auf, wenn Auftragnehmer plötzlich Rechnungen für angebliche, aber schlecht dokumentierte Änderungswünsche Ihrerseits vorlegen. concrete-pmc achtet aber bereits während der Projektentwicklung auf die zeitgerechte Etablierung eines professionellen Änderungsmanagements. Spätestens am Projektende macht sich das auf jeden Fall bezahlt für Sie.

Projektkommunikation, Projektmarketing

Jedes größere Projekt muss nach innen und außen professionell kommuniziert und vermarktet werden, um erfolgreich sein zu können. concrete-pmc entwickelt dazu die passende Strategie und etabliert die entsprechenden Kommunikationskanäle.

Stakeholder Management

Dem Stakeholder Management kommt eine Sonderstellung im Bereich des Projektmarketings zu.
Begründet auf R. E. Freemans Ansatz fallen nicht nur Anteilseigner (Aktieninhaber, Beteiligte, etc.) in die Gruppe der Anspruchsgruppen = Stakeholder, sondern unter Umständen sogar viele weitere Personen und Organisationen, die am betreffenden Prozess/Projekt ein (berechtigtes) Interesse haben, bzw. von diesem betroffen sind. Eine genaue Analyse, sowie die gezielte Einbindung all dieser Interessengruppen in einen professionell aufgezogenen Stakeholder Management Prozess macht sich, im ohnehin zeitkritischen Verlauf eines Projektes, meist innerhalb kürzester Zeit bezahlt.
Gemeinsam mit Ihnen identifizieren und analysieren wir den Einflussbereich aller Personen/Interessengruppen, die als Stakeholder im Zusammenhang mit dem Projekt, einen legitimen Anspruch an das Unternehmen geltend machen und damit einen nicht unerheblichen Einfluss auf den Projektverlauf nehmen könnten.

Kosten-, Termin- und Personaleinsatzplanung

Um eine stabile Basis für ein professionelles Projektcontrolling und Berichtswesen während der Projektumsetzungsphase zu schaffen, etablieren wir im Zuge der Projektentwicklung einen integrierten Projektplan, in dem alle essenziellen Faktoren betreffend Kosten, Zeitbedarf, Ressourcen (Aufwand, Personaleinsatz) zusammengefasst und in Beziehung zueinander gesetzt werden. Diesem, üblicherweise in der Darstellungsform eines Gantt-Diagramms verwendete Dokument, kommt während der Projektumsetzungsphase eine zentrale Rolle zu und es muss daher während der gesamten Projektlaufzeit, allen relevanten Änderungen folgen und dem aktuellen Projektstatus entsprechend angepasst werden.

Aufbau des Projektteams; Projektorganisation

Wir erstellen eine kompetente und verlässliche Projektorganisation. Dabei setzen wir vorrangig das vorhandene Potential an internen Mitarbeitern ein und soweit erforderlich, vervollständigen wir das Projektteam mit externen Spezialisten. Im Zusammenhang mit Letzterem übernehmen wir bei Bedarf das Recruiting.

Einrichten eines Projektbüros

Möglichst nahe beim Kunden etablieren wir ein geeignetes Büro für das Projektteam und organisieren die benötigte Infrastruktur. Besonderen Wert legen wir dabei auf die Schaffung einer adäquaten IT-Umgebung als Basis für eine professionelle Kommunikation, vor allem hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Projektdokumentation und Berichtswesen.

Behördengenehmigungen

Wir unterstützen und vertreten Sie in Genehmigungsverfahren wie z.B. bei einer UmweltVerträglichkeitsPrüfung (UVP) oder beim Betriebsgenehmigungsverfahren.

Ausschreibungen

Wir nehmen die Aufteilung in administrierbare Arbeitspakete vor und verfassen professionelle Ausschreibungen, die das Ziel verfolgen, vergleichbare Angebote zu erhalten. Vorzugsweise richten wir sie auf die Verpflichtung von kompetenten Unternehmen bzw. Konsortien als Generalplaner beziehungsweise Generalunternehmer aus.

Angebotsauswertung

Die eingehenden Angebote werden einer der Ausschreibung entsprechenden Auswertung unterzogen und daraus die Bestbieter ermittelt.

Vertragsverhandlungen

Wir unterstützen und vertreten Sie in allfälligen Vertragsverhandlungen mit Bietern und begleiten Sie, falls gewünscht, bis zur Vertragsunterzeichnung.

Vergabe-Empfehlungen (-Bericht)

Falls Sie die Vertragsunterzeichnung als interne Angelegenheit sehen und daher auf eine Beteiligung von concrete-pmc verzichten, werden Sie von uns zeitgerecht mit einem umfassenden Auswertungsbericht und einer Vergabeempfehlung ausgestattet. Damit sind Sie bestens auf diesen Milestone-Moment vorbereitet!